Mantenimiento preventivo de computadoras: Plan en Excel, herramientas y mucho más.

¿Qué es el Mantenimiento preventivo de computadoras? 💻

El mantenimiento preventivo de una computadora es implementar un plan de prevención que aumente la vida útil de nuestros equipos de computo, tanto en hardware como en software.

La prevención consiste en adoptar comportamientos, planes e incluso herramientas que nos permitan evitar accidentes, imprevistos futuros o preservar de las cosas que deseamos duren más e incluso mantener nuestro estado físico saludablemente.

Esta cultura de la prevención es altamente necesaria en los equipos tecnológicos, tanto que al crear un nuevo producto se especifica todo un conjunto de pasos o acciones para mantenerlos en excelentes condiciones, a esto se le denomina como mantenimiento.

Existen dos tipos de mantenimiento, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo, pero algunos autores colocan al mantenimiento predictivo como un tercer tipo.

El mantenimiento preventivo es diferente del mantenimiento predictivo, el cual consiste en detectar problemas durante el uso de la computadora solo a simple vista. Mientras que el preventivo consiste en realizar acciones para evitar futuros problemas realizando un chequeo de todos los componentes .

📌 Aparte del mantenimiento preventivo, la computadora puede recibir otro tipo de mantenimiento llamado correctivo.

Este otro tipo de mantenimiento se da cuando nuestro equipo ya tiene fallas leves o graves y cuando requiere ser reparado . Los mantenimientos que son siempre preventivos, es decir se dan antes de que se presenten daños graves que requieran una reparación para que puedan realizar sus funciones con normalidad, son muy útiles y necesarios.

Muchas veces en estos mantenimientos requieren ser periódicos  encuentran fallas no graves que a largo plazo podrían ser catastróficas y pueden reducir costos e incluso componer la falla.

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Mantenimiento proactivo

• Este tipo de mantenimiento implica la identificación de problemas potenciales y la implementación de soluciones antes de que se produzcan.
• Esto se logra mediante la realización de análisis de rendimiento y la implementación de mejoras y actualizaciones que mejoren el rendimiento y la seguridad del sistema.

El mantenimiento de una computadora es importante para mantener su buen funcionamiento y prolongar su vida útil. Es recomendable llevar a cabo un mantenimiento preventivo de manera periódica y estar atentos a cualquier problema para poder solucionarlo de manera rápida y eficiente.

Partes de la computadora a las que se les da mantenimiento preventivo

Tu computadora requiere de dos tipos de mantenimiento preventivo, aquel que se le da al Hardware y el segundo al Software.

Hardware

Las partes principales del Hardware que requieren mantenimiento constante son:

• Teclado y ratón (unidades externas).
• Fuente de poder o batería.
• Ventiladores.
• Disipadores.

Software

Las partes principales del Software que requieren mantenimiento constante son:

• Memoria RAM (Depuración de procesos).
• Sistema operativo (actualizaciones).
• Memoria ROM: espacio ocupado por programas o archivos obsoletos (Desfragmentación).
• Protección de datos (Copia de seguridad).
• Limpieza de virus (análisis con antivirus).

¿Cómo realizar el mantenimiento preventivo?

¿Cómo darle mantenimiento a una computadora? El mantenimiento preventivo de computadoras es aquel que se realiza de manera programada y constante con el objetivo de prevenir fallos y mantener el equipo en óptimas condiciones, algunas de las actividades que se realizan en este tipo de mantenimiento son:

📌 NOTA IMPORTANTE: el objetivo de mi post es brindarte información sobre el proceso preventivo de un equipo de computo en general, si deseas realizar el mantenimiento por ti mismo y no tienes conocimientos técnicos, te recomiendo consultar a un profesional en la materia para evitar daños a tus equipos. así mismo evitar cualquier incidente.

Mantenimiento preventivo de una computadora en hardware

1. Primeramente, debes cerciorarte que el equipo esté totalmente apagado y desenchufado de la corriente.
2. Posteriormente procederemos a retirar todas las conexiones de los puertos del CPU o Laptop.
3. A partir de este punto, debes usar cubre bocas y usar la pulsera antiestática conectándose a tierra para poder proceder a desarmar la caja protectora apoyándote de los destornilladores.
4. Recuerda colocar los tornillos en un lugar seguro.
5. Posteriormente revisa cada componente de la computadora retirando polvo con él la brocha antiestática (no olvides todos los puertos), siguiendo con aire comprimido para componentes más pequeños y verificando que no se presente ningún rastro de humedad, corrosión y que todo esté en su lugar correcto.
6. En todo momento debe evitarse tocar componentes electrónicos para evitar descargas eléctricas (a pesar de estar desconectado el computador).
7. De no encontrar ninguna anomalía, coloca todo en su lugar sin dejar nada externo dentro o entre los componentes y procede a cerrar tu equipo. Coloca todo en el orden en el que se encontraba.

Mantenimiento preventivo de periféricos

• Teclado y ratón: Es necesario que retires el polvo o grasa encontrada con limpiador espumoso o aire comprimido.
• Fuente de poder o batería: Debe estar completamente apagada y sin conexión a la electricidad.
• Ventiladores: Limpiar y verificar que las aspas se mueven sin problemas, de no ser así tal vez requieran lubricación o se debe buscar obstrucciones.
• Disipadores: Debe de limpiarse siempre de dentro hacia fuera procurando retirar cualquier obstrucción.

Se recomienda realizar este mantenimiento por lo menos una vez cada 6 meses.

Mantenimiento preventivo de una computadora en software

La mayoría de los pasos siguientes están orientados a Windows, si deseas que agregue detalles en otro sistema operativo, por favor indícamelo a través de un correo electrónico.

1. Antes de comenzar, es conveniente que tengas un respaldo de todos tus archivos y programas importantes, ya sea en un disco duro externo o en algún servicio en la nube, como Google Drive, Dropbox, etc.
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2. Para iniciar debe realizarse un análisis para detectar programas maliciosos a través de tu antivirus y, así asegurar que las fallas sean externas al sistema. De ser el caso, el antivirus podrá resolverlo.
3. Posteriormente debemos realizar una desfragmentación del software, es decir estructurar y acomodar los archivos para obtener mayor espacio y evitar ralentización en el procesador.
4. Requieres tener un programa especializado o ir al menú de inicio de tu computadora, seleccionar mi PC e indicar tu disco local con el ratón presionando el botón derecho y darás clic en ir a propiedades, se abrirá una ventana donde deberás buscar el apartado herramientas y dar clic en desfragmentar. El proceso es automatizado.
5. En el mismo lugar encontrarás la herramienta comprobación de disco, que ayuda a encontrar y reparar fallas.
6. Podemos ahora realizar una copia de seguridad para prever cualquier pérdida de información, puede ser dentro del mismo sistema con la herramienta copia de seguridad o hacer uso de un servicio en la nube.
7. Optimización del sistema, se realiza una optimización del sistema operativo para mejorar su rendimiento.

Herramientas indispensables para llevar a cabo el mantenimiento preventivo en una computadora.

Al realizar cualquier actividad es muy útil tener herramientas especializadas para realizarlo de manera eficiente, limpia y rápida posible. En el mantenimiento preventivo se puede hacer uso de herramientas modernas que nos apoyen según la parte donde se desea realizar:

Para Software:

• Antivirus: Realiza constantemente un análisis del sistema y elimina posibles amenazas.
• Copias de seguridad en la nube: Permite resguardar tu información en caso de perderla por un ataque informático o descuido que provoque la eliminación de información en la computadora. Igualmente puedes crear una copia dentro de la computadora y moverla a una unidad extraíble.
• Defraggler: Realiza el proceso de desfragmentación acomodando la información en orden sin dejar espacios libres. Permite que el registro del procesador sea más rápido.
• Privacy Eraser: Brinda privacidad de la información y al mismo tiempo, ayuda a ordenar información y limpiar rastro que dejamos en internet.

Para Hardware:

Existen diversas herramientas que pueden ser útiles para el mantenimiento de computadoras. Algunas de las más comunes son:

• Destornilladores: para abrir la carcasa de la computadora y acceder a sus componentes.
• Aire comprimido: es una herramienta esencial para limpiar el polvo y la suciedad acumulada en los componentes internos de la computadora.
• Alcohol isopropílico: se utiliza para limpiar los conectores y los componentes electrónicos.
• Brochas: para limpiar los componentes delicados, como la tarjeta madre y las ranuras de expansión.
• Pinzas: para manipular componentes pequeños y delicados, como los pines de la memoria RAM.
• Multímetro: para medir la energía eléctrica que circula por los componentes de la computadora.

¿Por qué es recomendable un plan de mantenimiento preventivo para nuestras computadoras?

Como se ha mencionado, el mantenimiento preventivo es periódico para ser eficiente, por lo que se necesita siempre un plan de acción por medio del cual se establecen las fechas en que se requiere llevar a cabo.

Durante la realización de nuestro mantenimiento se necesita ser estricto y cumplir con lo propuesto en nuestro plan y llegar con los objetivos de este tipo de mantenimiento: prolongar el tiempo de vida del computador y prevenir problemas futuros.

Tu plan de acción debe ser posible y estar en el tiempo estimado en el que se tiene que realizar, así como ser cómodo de seguir para que se cumpla correctamente.

De no tener tiempo para llevar a cabo el plan de mantenimiento preventivo es recomendable ir con un especialista, pues si no se realiza adecuadamente puede ser perjudicial. Pero no te preocupes, si no sabes cómo realizarlo, a continuación, te explicamos.

• Primero que nada, debemos conocer nuestra computadora y sus componentes, así como los objetivos que debemos alcanzar al realizar un mantenimiento preventivo.
• Segundo saber las herramientas que necesitamos y cómo se utilizan.
• Tercero conocer el procedimiento para examinar y manipular los componentes de nuestra computadora estableciendo fechas concretas de realización.

Ahora simplemente es establecer un calendario con las fechas en que haremos cada una d las tareas, podemos apoyarnos en Excel o en algún formato como el siguiente.

¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo para computadoras y laptops en Excel?

En el plan de mantenimiento preventivo no solo es importante ¿Cómo lo llevas a cabo? Sino también ¿Cuándo lo debes de realizar y que debes de realizar? Nuestro plan debe contener las fechas en que se realiza el mantenimiento de las partes de nuestra computadora y mantener un control y constancia. El siguiente calendario te permitirá llevar un control:

📅 FORMATO CALENDARIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA MI COMPUTADORA O LAPTOP EXCEL

• 📅 Descargar formato en Excel.

Ejemplo: calendario mantenimiento preventivo computadora

Ya que tenemos el formato podemos comenzar a rellenar cada dato y establecer cuando debemos llevar a cabo las tareas antes descritas.

En nuestro calendario se establecen el periodo sugerido para realizar el mantenimiento preventivo según sea de hardware o software.

Formato de bitácora de mantenimiento de computadoras

Para llevar una bitácora respecto al mantenimiento de tus computadoras, puedes basarte en el siguiente formato, cópialo y pégalo en un Word o crea un archivo en Excel con la siguientes parámetros:

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS

Fecha: _____________________
Técnico encargado: _____________________

Equipo a mantener:

Número de inventario: _____________________

Marca: _____________________

Modelo: _____________________

Ubicación: _____________________

Fecha de último mantenimiento: _____________________

Mantenimiento realizado:

Check list Limpieza externa del equipo

SI  NO Limpieza interna del equipo (ventiladores, disipadores, etc.) 

SI  NO Verificación de los componentes internos (memorias RAM, tarjeta madre, tarjeta de video, etc.)

SI  NO Verificación y actualización del sistema operativo y software

SI  NO Verificación y actualización de antivirus

SI  NO Verificación y actualización de drivers

SI  NO Otro: _____________________

Observaciones y recomendaciones:

Firma del técnico encargado: _____________________

Con este formato de bitácora de mantenimiento de computadoras, se puede llevar un registro detallado del mantenimiento realizado en cada equipo, lo cual facilita la identificación de problemas recurrentes y la programación de futuros mantenimientos.

Problemas comunes en una computadora

Actualmente, la computadora es una de las tecnologías más estructuradas y modificadas a través de los años, para que tengan una mayor velocidad y más funciones, pero aún no se ha encontrado la manera de hacerla funcional para siempre, por lo que es posible que se generen problemas y daños al utilizarse o tenerla en desuso, ya sea a corto, mediano y largo plazo, reduciendo su tiempo de utilidad.

⚠️ Problemas de fabrica

El fabricante establece un tiempo estimado de vida, pero puede ser aún menor o mayor considerando el tiempo y las condiciones en que se trabaje con el equipo . Se debe considerar entre otras cosas:

• Tiempo de uso excesivo (24 horas diarias)
• Si existe limpieza en el área donde se ocupa
• Si se ocupa para el fin que fue creado
• ¿Quién la ocupa?
• Etc.

⚠️ Problema causado por el ambiente

Las causas de los problemas en la parte física de una computadora ajenos al usuario y pueden ser inevitables son: 

• La temperatura, la humedad.
• La presión atmosférica.
• Vibraciones externas (entra el movimiento de traslado).
• Corrosión o la cantidad de partículas de polo en el aire.

⚠️ Problemas por descuido del usuario

Otras causas son aquellas generadas por descuido, por ejemplo:

• Comer mientras se teclea la computadora.
• Verter accidentalmente líquidos en el equipo.
• Obstrucción del sistema de ventilación.
• O las peligrosas caídas constantes.

⚠️ Problemas por navegar en sitios no seguros

A nivel operativo (software) podemos tener problemas derivados del uso constante y descuidado al navegar en internet, que a su vez puede provocar la entrada de troyanos y virus que dañan el sistema dependiendo del tipo de amenaza.

⚠️ Problemas por software instalado

Otras causas menos evidentes, se deben a errores en los diferentes programas instalados, ya que desde su programación no fueron bien depurados y concretan errores de funcionamiento e incluso estos pueden generarse al momento de descargar cierto programa o actualización de este.

Tales causas van a dañar en algún momento los programas del sistema operativo de la computadora generando fallas.

Por último, tenemos causas derivadas del error humano, ya sea al programar en la computadora y al no apagar correctamente el equipo o los programas utilizados. Todo problema deriva en anomalías que para los usuarios suelen ser muy molestos, por ejemplo.

Anomalías por problemas en HARDWARE

1. Lentitud  en los procesos (por poco espacio en la memoria, actualizaciones constantes, troyanos, etc.).
2. Falla en sistema de carga o fuente de energía: debido al calentamiento del cargador o batería de una Laptop o variación de potencia en la fuente de poder de una computadora.
3. Calentamiento excesivo: debido a obstrucción o fallas en el sistema de ventilación y la temperatura.
4. Fallas en las conexiones:  cables rotos, entradas con falso contacto.
5. Bloqueos inesperados.
6. Pérdida de información.

Anomalías por problemas en SOFTWARE

1. Programas que no responden.
2. Cerrado inesperado de programas o sesión.
3. Fallas de arranque.
4. Saturación de memoria.
5. Demora en los procesamientos de apertura de programas o captación de nuestra información.

Y ante todos estos problemas el mantenimiento preventivo puede ser una solución antes de la tempestad.

Ventajas del mantenimiento preventivo de computadoras

1. Alarga la vida útil del computador.
2. Evitar gastos innecesarios.
3. Evitar lentitud en los procesos al usar la computadora.
4. Detectar problemas a tiempo.

Desventajas del mantenimiento preventivo de computadoras

En sí mismo no tiene ninguna desventaja, pero si no se realiza de manera correcta o se pierde el control de cuando se realiza, es posible perjudicar a nuestro equipo:

1. Generando fallas en el momento de dar mantenimiento si no es realizado correctamente.
2. En el Hardware podría ser perjudicial la limpieza y movimiento excesivo de los componentes, por lo que se requiere no limpiarlo tan a menudo.

¿Cada que tiempo se debe dar mantenimiento a una computadora?

Se recomienda realizar el mantenimiento preventivo de una computadora al menos una vez al año, aunque también puede ser necesario realizarlo con mayor frecuencia dependiendo del uso y la cantidad de polvo o suciedad presente en el entorno.

Además, si se presentan problemas o fallas en el funcionamiento de la computadora, es recomendable realizar un mantenimiento correctivo de manera inmediata para evitar que los problemas se agraven.

Consejos para cuidar y proteger nuestro equipo de computo

La computadora es un sistema compuesto de muchas piezas que permiten realizar sus funciones, es decir requiere el buen estado de estas para funcionar adecuadamente, por tanto, es necesario cuidar el lugar y la forma en que la ocupamos. Si recordamos, nuestra computadora se puede dañar con gran facilidad así que recomendamos mantenerla en un lugar limpio, utilizase para el fin en que fueron creados y alejarlos de cualquier alimento o líquido que pueda caer en él. 

• Mantenlo limpio: Limpia regularmente tu equipo de computo con un paño suave y seco para evitar la acumulación de polvo y suciedad. Si es necesario, puedes utilizar un limpiador especial para pantallas.
• Protege tu equipo: Utiliza un protector de pantalla para evitar que la pantalla se raye o se dañe. También puedes utilizar fundas o carcasas para proteger tu laptop o tablet.
• Mantén tu equipo fresco: Asegúrate de que tu equipo de computo tenga una buena ventilación y no esté obstruido por objetos o materiales. Además, evita exponer tu equipo a temperaturas extremas o a la luz solar directa.
• Actualiza y protege tu software: Mantén siempre actualizado el software de tu equipo de computo, incluyendo el sistema operativo, los controladores y los programas de seguridad. Instala un software antivirus y antispyware para proteger tu equipo de virus y malware.
• Realiza copias de seguridad: Haz copias de seguridad regularmente de tus archivos importantes y guarda esta información en un lugar seguro, como en un disco duro externo o en un servicio de almacenamiento en la nube.
• Utiliza un regulador de voltaje: Utiliza un regulador de voltaje para proteger tu equipo de fluctuaciones en la corriente eléctrica y prevenir daños en la fuente de poder.
• Evita golpes y caídas: Trata de evitar golpes y caídas al manipular tu equipo de computo. Si necesitas transportarlo, utiliza una bolsa o mochila acolchada.

Siguiendo estos consejos podrás proteger tu equipo de computo y mantenerlo en óptimas condiciones durante más tiempo.

No hay mejor protección que realizar mantenimiento preventivo constante.

Actualmente las computadoras son una herramienta muy útil en cada aspecto de nuestra vida, ya que nos permiten realizar muchas cosas más rápidamente o acortar distancias entre las personas. Son tan indispensables que en muchas ocasiones las sometemos a uso constante que con el tiempo desgasta sus componentes.

Los factores que afectan nuestro equipo van desde ambientales hasta errores humanos. Y para aumentar la vida útil de nuestra computadora, debemos brindarle un mantenimiento constante, denominado preventivo que ayuda a evitar problemas futuros. Este mantenimiento es periódico y debe estar bien planeado, de lo contrario puede ser perjudicial.

Para realizar el mantenimiento preventivo es necesario saber cómo brindarse tanto en el software como en el hardware, ya que ambos trabajan en conjunto. Debido a su naturaleza son muy diferentes y requieren de distintas herramientas y procedimientos.

El mantenimiento preventivo para Hardware debe hacerse como mínimo cada 6 meses y siempre procurando tener las herramientas adecuadas y las medidas de seguridad como lo es el uso del cubrebocas y la pulsera antiestática.

El mantenimiento preventivo para software requiere ser realizado como mínimo una vez al mes, ya que requiere el resguardo de la información. Si, además, se utiliza constantemente el internet se requerirá mayor cuidado de los agentes que pueden dañar nuestra información. En este mantenimiento es necesario el uso de herramientas como es el desfragmentado (organiza información y libera espacio de almacenamiento y en el procesador), copia de seguridad (para no perder información) y, sobre todo, el antivirus.

Llevar correctamente un plan de mantenimiento preventivo garantiza mayor tiempo de vida del equipo, prevención de problemas y errores comunes como: lentitud o pérdida de información. También ayuda a reducir gastos o costos en reparación.

El mantenimiento preventivo es la forma más eficaz de cuidar nuestro computador y que nos sea útil al momento de utilizarlo. ¿Tú ya tienes tu plan de mantenimiento preventivo? Nos vemos en el siguiente post.